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PDF 檔案具有許多的優點，例如它的流通性（跨平台）、可維持檔案之原始樣貌，也就是排版不會亂掉。除此之外，它還具有安全性的功能，例如：開啟時需要密碼、無法編修檔案、禁止列印、複製文字或圖片…等功能。而它安全性功能的部份，對於某些人就特別有用處。例如傳送電子報價單給客戶，但又不想讓客戶編修內容，或是複製文字，甚至列印檔案，那我們就可以將我們的檔案轉存成 PDF 格式，並加以設上一些保護。通常，這類型檔案，我們都會以 Word 或 Excel 製作，若將之轉移至 Adobe Acrobat，又必須適應一套新軟體。那麼，我們就可以 pdfFactory Pro 來為我們實行這樣的目的。pdfFactory Pro 的用法非常地簡單，它會在我們電腦上安裝一部虛擬的印表機，我們若要將某一個檔案轉換成 PDF 格式的話，在操作上，就像在使用印表機的情況一樣，幾乎可以說不用適應新軟體。